Gebrauchte Software oder Cloudlösung?

13.10.2015

Herzogenrath, 13. Oktober 2015. – Software soll Probleme lösen und Arbeiten erleichtern. Mit neuen Anforderungen entwickeln Hersteller und Anwender kreative Lösungen. Am Beispiel SAP kann man einige Neuerungen betrachten.

Die CRM- und ERP-Software SAP dient mittleren und großen Unternehmen zur Verwaltung ihre Kundenbeziehungen (CRM), der Buchhaltung (FI/CO) und Dokumentenverwaltung. In Großunternehmen wie dem Maschinenbauer Hilti kommt die SAP Business Suite zum Einsatz. Die Software wird in allen acht Hauptwerken und 50 Vertriebsniederlassungen eingesetzt.
Die Vorteile sind, dass es sich um eine bewährte Software für verschiedene Abteilungen handelt die in 15 Sprachversionen verfügbar ist. Das Softwarepaket ist abteilungsübergreifend und wahrscheinlich 90 Prozent aller deutschen Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern setzen auf SAP Lösungen. In dem Markt gibt es nur wenige Mitbewerber.
Auch viele mittelständische Unternehmen setzen auf ein zentrales SAP System, wobei in ausländischen Niederlassungen schlanke Lösungen von anderen Herstellern zum Einsatz kommen.
Bei Hilti wird seit 2013 die SAP Business Suite in den kleinen nationalen Niederlassungen durch das On-Demand-ERP-System Business ByDesign (ByD) ersetzt, welches auch von SAP stammt. Wieso dieser Schritt? In der Vergangenheit kam in der Niederlassung Rio de Janeiro (fünf Mitarbeiter) zum Beispiel Navision zum Einsatz und führte zu einem Problem bei der Schnittstelle. Die Anbindung anderer Software verursachte einen erhöhten Aufwand bezüglich der Schulung und Wartung.



1.Variante: Cloud
Seit einigen Jahren ist Business by Design (ByD) auf dem Markt und wurde 2011 als zweistufiges ERP-Modell neu positioniert. Das zentrale ERP-System SAP Business Suite dient dabei als zentrales ERP-System während ByD für nationale und regionale Niederlassungen entwickelt wurde. SAP setzt verstärkt auf Cloud Computing und integrierte ByD ebenfalls in die virtuelle Wolke. Mobile Geräte sind hier leichter einzubinden.
Wenn in allen Zweigstellen das gleiche System in Form der SAP Business Suite laufen würde, dann bedeutet dies hohe Fixkosten und einen enormen Schulungsaufwand für die Mitarbeiter: ein großes SAP System ist nicht ideal für kleine Anwendungsgebiete.
Die Einarbeitungszeit in die Cloudsoftware für die Mitarbeiter ist geringer und für kleinere Zweigstellen rentabler.
Da die Software lediglich in der Cloud gemietet wird und keine teure und wartungsaufwendige Serverlandschaft benötigt wird, richtet sich ByD auch an mittelständische Unternehmen, welche kein großes IT-Budget zur Verfügung haben.
Die Benutzerfreundlichkeit der Cloud-ERP erleichtert Hilti zufolge die Bedienung und der Schulungsaufwand wird reduziert. Die Einführung der Mitarbeiter in das neue System beansprucht nur wenige Tage statt vier bis sechs Wochen bei der SAP Business Suite. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis. Dr. Andreas Detig, Geschäftsführer der Aqua-Concept GmbH hat sich auch für die Cloud Lösung entschieden: ″Dadurch sind wir immer auf dem neuesten Stand. Zugleich beschäftigen wir uns regelmäßig mit den neuen Funktionen… In unser altes Warenwirtschaftssystem hatten wir zwölf Jahre lang keine Updates eingespielt, da der Aufwand immer zu hoch war.″

2.Variante: Geld sparen mit gebrauchten SAP-Softwarelizenzen
Die zweite Möglichkeit sind gebrauchte SAP-Softwarelizenzen, die sich vor allem für Unternehmensbereiche oder kleinere Niederlassungen eignen. Der Vorteil von Gebraucht-Software ist, dass dadurch Cloud-Anwendungen kostengünstiger werden. Dort ist der Software-Einsatz ohne Abschluss eines kostenintensiven Wartungsvertrags möglich. Eine SAP-Software, die zwei Jahre alt ist, befindet sich noch in der aktuellen Releaseversion ECC6.0 und erlaubt einen günstigen Betrieb. Der Vorteil sind ein gleicher Datenbestand und gleiche Funktionen sowie eine Kostenersparnis von 60 Prozent gegenüber dem normalen SAP-Einsatz. Wenn auf gebrauchte SAP-Software mit einem aktuellen Wartungsvertrag gesetzt wird, beläuft sich die Ersparnis auf 30 Prozent gegenüber dem Erwerb neuer Lizenzen und dem Betrieb durch den Hersteller.
Ein Lizenzpaket besteht aus Arbeitsplätzen für eine bestimmte User-Anzahl, Datenbanken und Wartungskosten.
Bei der SAP Business Suite, SAP R/3 und SAP ERP spielt die Mitarbeiterzahl der Kunden eine entscheidende Rolle, welche dann als so genannte ″Definierte Anwender″ lizenziert werden. Die Kosten werden je Person berechnet, welche das Programm einsetzt. Im Normalfall wird der Professional User eingesetzt, weil er aktiv mit der Software arbeiten darf und die damit verbundenen Kosten liegen bei 3.200 Euro zzgl. Datenbank und zzgl. MWST. Hinzu kommt eine monatliche Wartungsgebühr von ca. 60 Euro. Es ist entscheidend wie hoch der Durchschnittsverdienst der Mitarbeiter ist und ob sich dann der Einsatz einer Professional User Lizenz für kleine Niederlassungen rentiert.
Der definierte Nutzer erhält das Recht die Software zu verwenden. Die Höhe der Kostenersparnis richtet sich nach der Zahl der Mitarbeiter und Art der Software-Verwendung. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem aktuellen Urteil entschieden, dass gebrauchte Software nun ohne Probleme und konfliktfrei erworben werden kann. In Deutschland hat sich susensoftware auf den Handel mit gebrauchten SAP-Lizenzen spezialisiert.

Ausblick
Praktisch gibt es sicher weitere Varianten für den Einsatz in Zweigstellen, wie gebrauchte SAP-Softwarelizenzen im aktuellen Release aber ohne Wartung zu betreiben.



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